Obdelava naročil: ključ do učinkovitega poslovanja

Obdelava naročil je ena osrednjih dejavnosti skladišča, saj je končni cilj logistike dostaviti največje število naročil z minimalnimi stroški in v najkrajšem možnem času. Stroški, dodeljeni obdelavi naročil, lahko presežejo 60 % skupnih obratovalnih stroškov objekta. Zmanjšanje njegovega vpliva torej lahko zagotovi uspeh podjetja ali ravno nasprotno, če tega ne dosežemo.

V tej objavi se poglobljeno ukvarjamo s podrobnostmi obdelave naročil s ciljem dinamične in produktivne dobavne verige. 

Kaj je priprava naročil?

Obdelava naročil je postopek priprave izdelkov, ki jih zahtevajo stranke, za odpremo v obliki naročil. Ta je mogoče poslati končnim kupcem, v distribucijske centre ali v druga skladišča in trgovine podjetja.

Izraz komisioniranje se pogosto uporablja kot sinonim za obdelavo naročil, vendar to ni povsem točno. Komisioniranje se nanaša na postopek odstranjevanja izdelkov iz enote tovora (kot je zabojnik), ki vsebuje več predmetov iste SKU, in odlaganje tega blaga v drugo enoto tovora (komisionirni voziček). Z drugimi besedami, vključuje izbiranje in kombiniranje izdelkov, ki sestavljajo naročilo stranke. Tako lahko potrdimo, da je komisioniranje postopek v okviru obdelave naročil.

Obstaja tudi velika razlika med tovorno enoto in enoto naročila. Izdelki so razvrščeni v tovorne enote (na primer palete, zaboji in zabojnike), kar olajša ravnanje z njimi ter njihov prenos po stopnjah dobavne verige. Enote naročila bi bile medtem delitve tovornih enot, ki so lahko vključene v naročilo. Na primer, predstavljajte si, da imamo skladiščni zabojnik s 100 baterijskimi pretisnimi omoti (vsak pretisni omot vsebuje 4 baterije). Tukaj je 1 tovorna enota (posoda), 100 enot za naročilo (kupite lahko le pretisne omote, ne posameznih baterij) in 400 enot izdelka (baterije).

Vrste komisioniranja

Pri vzpostavitvi procesa obdelave naročil je nujno določiti, kako upravljavci prejmejo izdelke, saj to pogojuje vgradnjo skladiščnih sistemov. Dandanes se uporabljajo različni kriteriji obdelave naročil, vse pa je mogoče kombinirati ali uporabiti posamično:

• Človek k blagu: upravljavci se do ustreznih lokacij v obratu premikajo peš ali s pomočjo opreme za ravnanje, da izberejo izdelke, ki sestavljajo vsako naročilo. 
• Blago k človeku: to je najpomembnejše merilo za avtomatizirana skladišča. Upravljavci ostanejo na svojih prevzemnih postajah, saj se blago do njih pripelje samodejno (zahvaljujoč sistemom miniload in transporterjem za zaboje).
• Navzkrižno pretovarjanje: prejeto blago se odpošlje neposredno, ne da bi ga bilo treba skladiščiti ali skladiščiti za zelo kratek čas.

V čem je skrivnost učinkovitega komisioniranja? Izbira najprimernejše rešitve, ki najbolj ustreza potrebam posameznega skladišča.

Oblikovanje skladišča okoli obdelave naročil

Postavitev objekta je odvisna od števila dnevno pripravljenih naročil in različnih SKU. Glede na število zahtevanih naročil je treba upoštevati naslednje: 

• Območje komisioniranja: da bi določili, kako naj bo nastavljeno območje komisioniranja, je ključnega pomena analizirati značilnosti dejanskih naročil, velikost in težo tovornih enot, razdalje, ki jih morajo upravljavci prevoziti, ter lokacijo in položaj blaga.
• Stojala: pri zasnovi skladišča je ena od prioritet vsakega podjetja optimalno upravljanje izdelkov z velikim prometom. Glede na analizo ABC je treba izdelka A namestiti v skladiščne sisteme, ki ponujajo neposreden dostop, da bo ta postopek bolj agilen.
• Pakiranje: to se nanaša na posodo, ki se uporablja za začasno shranjevanje komisioniranih izdelkov. To mora olajšati ravnanje in prevoz izdelkov. 
• Naprave za pomoč pri komisioniranju: glasovno komisioniranje, postopka pick-to-light in put-to-light ter visoko zmogljive komisionirane postaje so idealne za zmanjšanje napak, saj upravljavcem vedno sporočajo, kje naj vzamejo izdelke in v kakšni količini. 
• WMS: uporaba sistema upravljanja skladišč (kot je Easy WMS podjetja Mecalux) zagotavlja učinkovito obdelavo naročil. Prav tako optimizira komisionirne poti, distribuira blago glede na potrebe, digitalizira upravljanje informacij itd. 

Najpogostejša praksa je kombinacija več skladiščnih sistemov in načinov obdelave naročil, da se optimizirajo procesi in kar najbolje izkoristi delo upravljavcev. 

Faze obdelave naročila

Nemogoče je imeti uspešno dobavno verigo brez poznavanja faz obdelave naročil: 

• Predhodno načrtovanje: je osnova za upravljanje in dodeljevanje razpoložljivih virov. Če imate WMS, programska oprema sama določi prioriteto naročilnice in določi razdelitev nalog.
• Potovanja in gibanja: Temu procesu je dodeljenega največ časa in virov, pod pogojem, da se uporabi merilo od izdelka do osebe. Vaš najboljši zaveznik je učinkovita postavitev skladišča. 
• Komisioniranje ali izbiranje blaga: tukaj se zgodi največ napak pri komisioniranju. Ažuren popis s pomočjo terminalov RFID ali drugih pomožnih naprav, kot je glasovno komisioniranje, med drugim zmanjša stopnjo napak. 
• Preverjanje naročila in priprava na odpremo: zadnja faza komisioniranja se ukvarja s preverjanjem komisioniranih enot, pakiranjem naročila in prenosom na odpremno območje, tiskanjem pripadajoče dokumentacije itd.  

Različne faze priprave naročila, ki se izvajajo v objektu, se lahko razlikujejo glede na vrsto izdelka, način priprave naročila ali značilnosti posameznega naročila. 

Logistična dokumentacija za obdelavo naročil

Naročila spremlja osnovna dokumentacija, ki zagotavlja njihovo pripravo, spremljanje in dostavo na končni kraj: 

• Seznam komisioniranja: znan tudi kot komisionirni seznam, je dokument, ki podrobno opisuje izdelke, količino, lokacijo, prehod, stojalo ali polico in pot, ki jo zahteva upravljavec, zadolžen za pripravo naročila.
• Dobavnica: je poslovni dokument, ki prejemniku omogoča preverjanje ujemanja prejete vsebine z naročeno. Za prodajalca predstavlja dokazilo, da je kupec prejel naročilo, za prevoznika pa utemeljitev dostave naročila. Dandanes vse več podjetij uporablja elektronsko dokazilo o dostavi (ePOD) za digitalni nadzor vseh informacij v zvezi z dobavo naročila.
• Seznam pakiranja: ta dokument je pomemben v fazi pakiranja ter podrobno opisuje izdelke v paketu in njihove značilnosti. 
• Zemljevid poti: prevozni agenciji podaja destinacije za dostavo naročil, ki so vnaprej organizirane na dostavni poti. 
• Številka za sledenje: se uporablja za identifikacijo in spremljanje poslanih naročil, od trenutka, ko zapustijo skladišče, do trenutka, ko pridejo do stranke. 

Samodejno in digitalno vodenje celotne dokumentacije je ena od velikih prednosti WMS, kot je sistem za upravljanje skladišča Easy WMS, ki na primer samodejno ustvarja komisionirne sezname. Modul programske opreme za pošiljanje z več prevozniki medtem natisne nalepke, ki so združljive z glavnimi prevoznimi agencijami, in vsakemu paketu iz objekta neposredno dodeli številke za sledenje.

Napake in nezgode pri obdelavi naročil

Pravzaprav obstajajo napake , ki se zgodijo v teku obdelave naročila. Pomembno jih je čim bolj zmanjšati, da zmanjšamo njihove posledice, prihranimo stroške in izboljšamo podobo podjetja. Spodaj so navedene najpogostejše: 

• Nepravilno ravnanje z izdelkom: to se običajno zgodi, ko je predmet postavljen na napačno mesto. 
• Komisioniranje napačnih količin: to lahko povzroči neravnovesja zalog in napake v naročilih. 
• Izdelki ene SKU, raztreseni po celotnem skladišču: ogromna izguba časa je, ko mora upravljavec iti na različna območja v objektu, da izbere različne enote istega blaga. 
• Neoznačeni izdelki: če so skladiščni proizvodi skladiščeni brez etiket, jih je treba pred uporabo za komisioniranje ponovno predelati in označiti. 
• Preobremenitev: to je ena najpogostejših vrst nesreč. Ravnanje s težkim blagom v neergonomskem položaju lahko povzroči telesne poškodbe. 

Več dejavnikov lahko povzroči napake in/ali nesreče med obdelavo naročila. Njihovo prepoznavanje je prvi korak k uspehu. Da bi jih zmanjšali, je priporočljivo uporabljati avtomatizirane sisteme za skladiščenje in upravljanje.

KPI za merjenje pretoka

Programska oprema za upravljanje skladišča, kot je Easy WMS Programska oprema za analizo dobavne verige in moduli za upravljanje dela vam omogočajo, da konfigurirate KPI (ključne kazalnike uspešnosti) za merjenje pretoka vašega objekta. To vam omogoča, da poiščete neučinkovitosti, ki ovirajo poslovanje ter preprečujejo vzdrževanje optimiziranega skladišča. Več KPI dobavne verige vam bo pomagalo ugotoviti, ali so vaši postopki obdelave naročil resnično učinkoviti ali pa bi jih bilo mogoče izboljšati: 

• KPI produktivnosti: analizirajo in izračunajo učinkovitost procesa ter merijo dejansko proizvodnjo v primerjavi z dodeljenimi viri.
• Kazalniki, povezani s časom: so povezani z odzivnim časom pri izvajanju katerega koli postopka. 
• KPI kakovosti: med drugim izračunajo na primer odstotek pravočasno dostavljenih naročil strankam in storjenih napak.
• Čas cikla internega naročila: določa čas, ki je potreben za dokončanje naročila, od trenutka, ko objekt prejme naročilnico, do odhoda paketa prek nakladalne rampe. Čas cikla internega naročila je razlika med datumom vnosa naročila in datumom odpreme.

Glede na pomen komisioniranja v celotni dobavni verigi je uporaba KPI ključnega pomena, da lahko ocenite učinkovitost obdelave naročil v vsaki od njenih faz.

Digitalno upravljanje obdelave naročil

Upravljanje procesov, virov in dokumentov, vključenih v obdelavo naročil, je učinkovitejše pod nadzorom in spremljanjem sistema upravljanja skladišča. To še bolj velja v trenutnem ozadju, v katerem stranke zaradi e-trgovin zahtevajo hitrejše dostave brez napak. 

Pri podjetju Mecalux smo strokovnjaki za pospešitev obdelave naročil z najbolj izpopolnjenimi sistemi za skladiščenje, komisioniranje in upravljanje skladišč na trgu. Če razmišljate o prenovi postopkov obdelave naročil, da bi se prilagodili izzivu večkanalne maloprodaje, ali pa jih preprosto želite narediti učinkovitejše, stopite v stik s podjetjem Mecalux. Pomagali vam bomo najti pravo rešitev za visoko konkurenčno dobavno verigo.