Optimalno stanje zalog: kako ga izračunati

Vzdrževanje optimalnega stanja zalog v skladišču je bistvenega pomena za učinkovite logistične sisteme in preprečevanje dodatnih stroškov skladiščenja. Kakšno pa je natančno število SKU, ki jih potrebujete za učinkovito izpolnjevanje povpraševanja po izdelkih, ne da bi pri tem trpeli zaradi pomanjkanja zalog?

V tem prispevku poglobljeno obravnavamo optimalno stanje zalog v logistiki in razlike med to zasnovo ter minimalnimi in varnostnimi zalogami. Poleg tega analiziramo formulo, ki zagotavlja, da je vaša zaloga skladna s povpraševanjem, objektom in stalno rastjo vašega podjetja.

Optimalna zaloga: kaj je in kako jo uporabiti v praksi?

Optimalna zaloga v logistiki označuje natančno količino zalog, ki jih podjetje potrebuje za izpolnjevanje rutinskega povpraševanja, ne da bi prišlo do pomanjkanja zalog. Z drugimi besedami, vključuje doseganje največje donosnosti in zmanjšanje stroškov skladiščenja.

Te zasnove ne smemo mešati s povprečno zalogo (ali povprečnim inventarjem), ki predstavlja povprečno število SKU v skladišču. Ta številka niha med maksimalnim stanjem zalog — ki se nanaša na skupno število izdelkov, ki jih je ob upoštevanju kvadratnih metrov in uporabljenih sistemov za skladiščenje mogoče skladiščiti v objektu — in ponovnim naročanjem ali minimalnim stanjem zalog, ki določa mejo, pri kateri mora podjetje nabaviti več izdelkov.

Kako določiti optimalno stanje zalog

Katere dejavnike mora vodja logistike upoštevati pri določanju optimalnega stanja zalog? Čeprav je to odvisno od posebne strategije vsakega podjetja, obstajajo štirje glavni elementi, ki jih je treba upoštevati:

• Povpraševanje kupcev. Vodja logistike mora skupaj z računovodstvom in vodstvom podjetja analizirati trende povpraševanja v zadnjih letih, napoved povpraševanja za posamezno SKU, sezonsko povpraševanje po posameznem izdelku itd.
• Skladiščni promet. Vodja mora poznati promet za vsako SKU, da lahko pravilno upravlja razporeditev blaga. Analiza ABC je običajna metoda za organiziranje SKU glede na njihovo povpraševanje.  
• Tip izdelka. Značilnosti vsakega izdelka in poslovnega sektorja podjetja so bistvenega pomena pri ocenjevanju optimalnega stanja zalog na podlagi nameščenih sistemov za skladiščenje. Na primer, logistika živil, ki zahteva hladno skladiščenje, da blagu ne poteče rok uporabe, se močno razlikuje od skladiščenja kablov in cevi, katerih izdelki zahtevajo posebne sisteme skladiščenja, ki se prilagajajo njihovim lastnostim.
• Maksimalno, minimalno in varnostno stanje zalog. S temi tremi številskimi vrednostmi lahko izračunate optimalno stanje zalog za vsako SKU. Tako bodo prostor, metodologija, skladiščni sistemi in oprema za ravnanje z izdelki določali maksimalno stanje zalog, medtem ko bosta povpraševanje in zmogljivost upravljanja posameznega naročila določala minimalno stanje. Narava posla pa bo določala potrebno varnostno zalogo v vsakem objektu. 
• Dobavni rok. Vodja skladišča mora poznati tudi dobavni rok za vsakega dobavitelja. To je čas, ki preteče od trenutka, ko je v skladišču ustvarjeno naročilo, do trenutka dobave izdelka.

Glede na logistično ozadje, kjer sta učinkovitost in zmanjšanje stroškov skladiščenja vedno bolj pomembna ,lahko ima neupoštevanje optimalnega stanja zalog velike posledice za podjetje. Te lahko vključujejo neučinkovite skladiščne procese in drage prevelike zaloge, predvsem pa kvarjenje skladiščnih zalog, zlasti če gre za pokvarljivo blago.   

Vrste zalog: optimalna, minimalna in varnostna

Nemogoče je razumeti optimalno zalogo, ne da bi najprej pregledali druge zasnove, kot so obratna zaloga, varnostna zaloga in točka ponovnega naročila. Preučimo različne vrste zalog glede na logistično strategijo:

• Razpoložljiva zaloga: se nanaša na količino zaloge v skladišču, ki je pripravljena za vključitev v katero koli naročilo. Vsi logistični procesi se izvajajo na podlagi razpoložljive zaloge, imenovane tudi obratna zaloga. 
• Minimalna zaloga: je najmanjša količina vsakega izdelka, ki ga mora imeti skladišče, da se odzove na povpraševanje. 
• Varnostna zaloga: vsak objekt mora imeti varnostno zalogo (včasih imenovano rezervna zaloga), da prepreči izpad zalog v primeru nepričakovanega povečanja povpraševanja. 
• Točka naročila: številska vrednost, določena v logistični strategiji, ki določa, kdaj je treba naročilo oddati dobavitelju. Nahaja se med minimalnim in optimalnim stanjem zalog. 
• Maksimalna zaloga: se nanaša na količino zalog, ki se je ne sme preseči, da lahko skladiščni procesi potekajo nemoteno. Nanaša se na skladiščno zmogljivost objekta in delovno silo podjetja. 

Zdaj, ko so nam te zasnove jasne, lahko izračunamo optimalno stanje zalog. Kot smo že omenili, se to nanaša na količino zalog, ki jo je treba vzdrževati, da se zagotovi največja donosnost podjetja in njegova zmožnost odzivanja tako na obstoječe povpraševanje kot na vsa morebitna nihanja.

Formula za optimalno stanje zalog

Ko vodja logistike upošteva vidike, navedene v zgornji točki, mora uporabiti izračun optimalnega stanja zalog, s katerim natančno določi, koliko izdelkov je treba skladiščiti. Za pridobitev tega podatka vzamemo optimalno količino naročila ter ji dodamo minimalno zalogo in varnostno zalogo, ki se mora nahajati v objektu. Tako dobimo naslednje spremenljivke:

Optimalna količina naročila je povezana z Wilsonovim modelom, ki uporablja količino in pogostost oddaje naročil pri dobaviteljih za doseganje optimalnega upravljanja zalog in nabave surovin. Za izračun te številske vrednosti se uporablja naslednja formula: 

Kjer je Q optimalna količina naročila, D je letna potreba po surovinah, K je strošek vsakega naročila in G je strošek skladiščenja izdelka za določen čas. Zahvaljujoč Wilsonovemu modelu bo vodja skladišča tako vedel, kdaj je treba oddati naročilo.

Poleg optimalne količine naročila moramo pridobiti minimalno in varnostno stanje zalog v objektu. Ta formula določa minimalno stanje zalog v skladišču:  

Temu izračunu moramo dodati izračun varnostne zaloge, ki je določen z uporabo naslednjih spremenljivk:

• Čas dobave dobavitelja v normalnih okoliščinah (SLT).
• Najdaljši čas nabave v primeru incidenta (MPLT). 
• Povprečno povpraševanje po izdelku (APD).

Končno bi bila formula za optimalno stanje zalog oblikovana na naslednji način: 

Optimalna zaloga = optimalna količina naročila + minimalna zaloga + stanje varnostne zaloge

Primer izračuna optimalnega stanja zalog

Ponazorimo zgornje formule s posebnim primerom. Jeklarsko podjetje ima skladišče surovin, ki svoj proizvodni center oskrbuje z vijaki. Podjetje potrebuje 80.000 vijakov na leto za proizvodnjo kovinskih plošč, ki jih prodaja. 

Vsako naročilo, ki ga podjetje odda svojemu dobavitelju vijakov, stane 100 USD, medtem ko je strošek skladiščenja vijaka približno 0,05 USD letno. Kakšna je torej optimalna zaloga vijakov, ki bi jo moralo imeti podjetje v svojih objektih?

Kot je razvidno zgoraj, je prvi korak izračun optimalne količine naročila. Z uporabo formule, kjer je K (strošek naročila) 100 USD, D (letno povpraševanje) 80.000 vijakov in G (strošek na enoto skladiščenja vijaka) 0,05 USD, dobimo Q 17.888 vijakov.

Q ali optimalna količina naročila  = √((2 × 100 × 80.000)/0,05) = 17.888 vijakov

Nato moramo za izračun optimalne zaloge določiti minimalno količino zaloge, ki mora biti v skladišču. Da bi to naredili, je treba ugotoviti, koliko vijakov potrebuje podjetje na časovno enoto (na dan). Če podjetje deluje 250 dni v letu, bo potrebovalo 320 dnevnih enot. Če je dobavni rok dobavitelja le teden dni, bo minimalna potrebna zaloga enaka 2.240 enot. 

Minimalna zaloga = (80.000/250) × 7 = 320 × 7 = 2.240 vijakov

Za zaključek bomo izračunali količino varnostnih zalog, ki jih mora imeti skladišče. Če je dobaviteljev najdaljši dobavni rok pod neobičajnimi pogoji 21 dni, lahko sklepamo, da mora varnostna zaloga znašati 4.480 enot. 

Varnostna zaloga = (21 − 7) × 320 = 4480 vijakov

Zato je optimalna zaloga 24.608 vijakov: rezultat vsote optimalne količine naročila (17.888), minimalne zaloge (2.240) in varnostne zaloge (4.480). 

Optimalna zaloga = 17.888+2.240+4.480 = 24.608 vijakov

Digitalizacija optimalnih zalog

Digitalizacija logističnih procesov je omogočila avtomatizacijo številnih opravil, ki so včasih povzročala napake in izgubo dragocenega časa. Izvajanje sistema ERP (enterprise resource planning) je med drugim ključno za integracijo upravljanja naročil v skladišču ter poznavanje povpraševanja po posameznem izdelku in dobavnih rokov posameznega ponudnika. Na koncu vodji logistike pomaga izračunati optimalno stanje zalog in optimalen obseg naročila za vsakega dobavitelja. 

Ko določite optimalno stanje zalog za vsako SKU, lahko sistem upravljanja skladišča (WMS) samodejno določi prednost procesom, kot so dopolnjevanje na komisionirnih postajah, prejem vhodnih naročil in celo upravljanje proizvodnih linij v objektu. 

Poleg tega ti sistemi izračunajo optimalno stanje zalog za vsako SKU, kar bo samodejno ustvarilo naloge dopolnjevanja izdelkov pod vnaprej nastavljeno mejo. Kar zadeva zlaganje v skladišču, sistem WMS vsakemu izdelku samodejno dodeli lokacijo glede na njegove lastnosti (promet, serija in rok uporabe) ter tako zmanjšuje napake in povečuje produktivnost v objektu. 

Natančnost in prilagodljivost: bistvo logistike 4.0

Ker logistika in industrija postajata vse bolj zahtevni, so vodje logistike prisiljeni zniževati stroške skladiščenja in procesov priprave naročil, da bi bili konkurenčnejši. Zaradi tega uporaba orodij, kot so optimalno stanje zalog, odpravlja napake in previsoke stroške ter zagotavlja dovolj zalog za zadovoljitev povpraševanja po vsaki SKU brez nepotrebnih stroškov. 

Kljub temu vse več vodij logistike uvaja rešitve za avtomatizacijo tokov zalog. Ko izračunate optimalno staje zalog, vam WMS skupaj s sistemom ERP poleg mnogo drugih funkcij omogoča tudi načrtovanje naročil dobaviteljem in nalog obnavljanja zalog.

Pri podjetju Mecalux ponujamo sistem za upravljanje skladišča Easy WMS, WMS z različnimi uporabami v logističnem sektorju. Če vas zanima povečanje učinkovitosti poslovnih procesov in optimalno spremljanje zalog, stopite v stik z nami. Eden od naših strokovnih svetovalcev vam bo svetoval glede najboljše digitalne rešitve za vaše podjetje.