Štetje zalog: hitro in učinkovito

Štetje zalog je običajna praksa, ki se izvaja v skladišču za natančno preverjanje ravni zalog in lokacij. To je temeljnega pomena za načrtovanje nalog nabave in logistične distribucije.

V našem članku bomo pregledali različne možnosti izvajanja fizičnega štetja zalog v skladišču ter orodja in dobre prakse, ki olajšujejo ta postopek.

Kaj je fizična zaloga? Kakšni so njeni cilji?

Zaloga je urejen, podroben in ovrednoten seznam blaga, ki ga skladišči podjetje. Ti materiali so razvrščeni in ocenjeni na podlagi svojih značilnosti, da lahko postanejo del sredstev podjetja. Fizični popis zalog v obratu je sestavljen iz primerjanja zalog, njihovih količin in lastnosti s podatki v evidencah podjetja ali informacijskem sistemu v danem trenutku.

Glavni cilj izvajanja popisa zalog je odkriti:

Poškodovane ali pretečene izdelke.
Zastarelo zalogo: bodisi zaradi sprememb samega izdelka ali zaradi njegove zamenjave z drugim izdelkom. To vrsto zaloge je treba natančno spremljati, saj neposredno vpliva na stroške skladiščenja in zaseda dragocen prostor v skladišču.
Odstopanja zaradi človeške napake in sistema: prva so pogostejša od drugih. Bolj ko bo vsakodnevno poslovanje organizirano, manj bo neravnovesij.
Blago, ki je izginilo: to je znano kot krčenje, ki je običajno posledica kraje ali drugih dogodkov.

V vsakem primeru mora vodja skladišča ob zaključku popisa izdati poročilo, v katerem izpostavi:

Odstotek odstopanja glede na vrednost na enoto med prvotno evidenco in končnim popisom.
Najpomembnejše ugotovljene razlike in možne vzroke po analizi teh neravnovesij.
Predlagane ukrepe za izboljšanje upravljanja zalog.

Glavne vrste popisov

Če za osnovo vzamemo pogostost izvajanja štetja zalog, izstopajo naslednje vrste popisov:

Letni popis

Letno fizično štetje zalog običajno zahteva davčna uprava za davčne namene.

Ta postopek je najpogostejša vrsta popisa za podjetja, ki nimajo velikega števila SKU. Vendar pa je z enim popisom na leto težko opraviti analize neravnovesij in pravočasno ukrepati za njihovo odpravo.

Periodični ali ciklični popis

Izvede se štetje SKU in enot v določenih časovnih intervalih (mesečno, četrtletno ipd.), ki jih določijo podjetja. Na splošno so ta štetja načrtovana v času z manjšim premikom blaga, saj se s tem izognete motnjam v običajni dejavnosti skladišča.

Stalni popis v realnem času

Zalogo nadzira sistem upravljanja skladišča, pri čemer se podatki o zalogi posodabljajo v realnem času. Sistem prikazuje vse premike blaga, ne da bi bilo treba ustaviti postopke. Izvajanje programa je ugodno tudi za vodenje nabave, saj pomaga nabavni službi pri dopolnjevanju SKU.

Poleg tega lahko zamenjate vrsto popisa z drugimi izrednimi ponovnimi štetji, če morate preveriti razpoložljivo zalogo na določenem območju ali skupini lokacij.

Kontrolne točke pomagajo izvajati popis v realnem času, saj upravljajo informacije, povezane z vsako vhodno paleto

Popis fizične zaloge: korak za korakom

Obstaja več bistvenih dejanj, ki jih lahko izvedete pri fizičnem popisu skladišča, ne glede na to, katero tehnologijo uporabljate:

Določite metodologijo: ta bo odvisna od vrste skladiščenega blaga. Odločiti se morate, katero blago bo popisano in kako bo količinsko določeno (po enoti, prostornini, teži, ekonomski vrednosti itd.). Pri določanju prednosti SKU, ki jih je treba prešteti, je ena od možnosti uporaba metode ABC za razvrščanje po prometu. Organizirate jih lahko tudi glede na območje ali družino izdelkov.
Usposobite svojo ekipo upravljavcev: ekipa mora natančno vedeti, katere korake je treba upoštevati, kateri del obrata je treba popisati, kako uporabljati orodja, kot tudi vsa druga navodila (na primer izločanje ugotovljene zastarele ali okvarjene zaloge).
Izkoristite neobremenjene ure: pomembno je upoštevati sezonskost in poskušati organizirati popise v obdobjih manjše aktivnosti. To bo omejilo njihov vpliv na skladišče.
Obvestite dobavitelje: popis paralizira prilive in odlive zalog, zato ga morate načrtovati vnaprej ter obvestiti dobavitelje in stranke.
Preverite svoja orodja za evidentiranje in vire: to se morda zdi manj pomembno vprašanje, vendar bi moral biti čas, porabljen za izvedbo popisa, čim bolj omejen. Zato je treba vnaprej pripraviti potrebne naprave in dokumentacijo, da preprečite težave v zadnjem trenutku.

Popis: od Excela do sistemov upravljanja skladišč

Rezultati popisa se morajo odražati v papirni ali računalniški obliki, odvisno od velikosti podjetja. Oglejmo si najbolj priljubljene možnosti:

Popis v Excelu ali na papirju

Popis na papirju je najosnovnejša različica tega postopka. Izvedljiv je samo za podjetja z minimalnimi zalogami. Tudi v tem primeru štetje blaga brez sistema upravljanja skladišča izpostavi podjetje težavam, ki so lahko drage.

Deluje tako: upravljavci preverijo zalogo glede na seznam izdelkov na papirju, kar je pretežno ročen postopek, ki odpira vrata človeškim napakam.

Razvoj te metode se odraža v uporabi Excelovih predlog za popise, ki zagotavljajo majhno avtomatizacijo z računalniškimi izračuni. Z Excelom je mogoče namestiti tudi razširitve, ki zbirajo informacije neposredno iz čitalcev črtnih kod, kar poenostavi izpis podatkov. Kljub temu, da je ta rešitev boljša od papirja, prav tako dopušča možnost napak. Dolgoročno ne zagotavlja učinkovitosti ali varnosti pri nadzoru zalog, podobno kot tudi papirna oblika.

Primer Excelove predloge za popis skladišča

Popis z WMS

Sistemi upravljanja skladišč (WMS) so poskrbeli za kakovostni preskok v smislu točnosti in hitrosti popisa skladišč. Pravzaprav so nepogrešljivi v podjetjih z velikim številom SKU. V teh primerih je štetje zalog izjemno zapleteno, sistemi upravljanja skladišč pa znatno zmanjšajo verjetnost napak.

Čeprav se morda sliši presenetljivo, Svet za izobraževanje in raziskave skladiščenja navaja, da dve tretjini skladišč v ZDA svojih zalog še vedno ne upravlja s sistemi upravljanja skladišč, temveč z drugimi sredstvi, vključno z Excelom. To se bo verjetno spremenilo zaradi funkcionalnosti, ki jih ponujajo sistemi upravljanja skladišč.

Na primer sistem za upravljanje skladišč WMS podjetja Mecalux, vam omogoča:

Organizirajte toliko popisov, kolikor jih zahteva upravitelj obrata, ter z vsemi potrebnimi značilnostmi. Na primer, možno je programirati štetje zabojnikov (palet, zabojev, itd.) ali določenih izdelkov.
Označite območja skladišča, ki jih je treba popisati (popisi po lokaciji).
Vzpostavite prednostna pravila za izdelke glede na njihove logistične parametre (stopnja prometa, stroški na enoto, rok uporabnosti, številka serije itd.). Tako jih boste zlahka izbrali in začeli popisovati glede na tiste, ki so za podjetje najpomembnejši.
Vključite različne vrste naprav za optično branje, kot so radiofrekvenčni terminali, glasovno skladiščenje in podobno.
Ohranite največji nadzor nad skladiščem z izvajanjem sistema popisa v realnem času. S tem boste zagotovili dnevno posodabljanje informacij o razpoložljivih zalogah. V sistemu za upravljanje skladišč WMS je programski modul za analizo dobavne verige zadolžen za upravljanje te ogromne količine podatkov.

Popis s črtnimi kodami ali oznakami RFID?

Eden izmed elementov, ki v veliki meri vpliva na to, kako se izvaja popis, je uporabljen identifikacijski sistem. To lahko sega od tradicionalnih čitalcev črtnih kod do sofisticiranih oznak RFID. Analizirajmo ti dve možnosti:

Popis s čitalci črtne kode ali radiofrekvenčnimi napravami

Sistem za identifikacijo črtnih kod je najbolj razširjen zaradi svoje učinkovitosti, univerzalnosti in nizkih stroškov izvedbe. Prenos informacij med fizičnim in digitalnim svetom, bodisi z Excelom ali naprednejšo programsko opremo, poteka z uporabo naprav, ki berejo črtne kode izdelkov. To zahteva neposredno povezavo med čitalcem in blagom.

Radiofrekvenčni terminali so prav tako čitalci črtnih kod, vendar z dodatno zmogljivostjo komuniciranja s sistemom upravljanja skladišča preko radiofrekvenčnih valov. Tako lahko upravljavci prejemajo naročila in izvajajo preglede neposredno prek terminala, kar poenostavi naloge.

Radiofrekvenčni terminali se uporabljajo za popisovanje zalog v skladiščih

Popis s čitalci RFID

Izvajanje identifikacijskega sistema z uporabo oznak RFID (radiofrekvenčna identifikacija) predstavlja ogromen napredek pri hitrem štetju zalog.

Ta tehnologija uporablja radijske valove za pošiljanje in prejemanje podatkov, povezanih z objektom. Te oznake so sestavljene iz čipov, vdelanih v nalepko , in shranjujejo večjo količino informacij, ki jih je mogoče spreminjati na celotni poti izdelka po dobavni verigi.

Kar zadeva naloge popisa, je ena od glavnih prednosti ta, da te oznake ne potrebujejo neposrednega vidnega polja med oznako in čitalnikom. Tako se podatki s preprostim premikanjem čitalnika mimo vsebnika naložijo neposredno v sistem.

Dve veliki oviri, ki sta zavirali množično uvedbo sistema RFID, sta na eni strani njegovi stroški, na drugi pa njegovo pomanjkanje natančnosti. Vendar se je trg razvil; glede na Microsoftovo poročilo o proizvodnih trendih so bili povprečni stroški tipal IoT, kot so oznake RFID, v letu 2018 200 % nižji kot leta 2004.

Še več, številne uspešne študije primerov kažejo, da je tehnologija jasno izboljšala natančnost odčitkov. Študija, ki sta jo opravila organizacija GS1 US in RFID Lab na univerzi Auburn je pokazala, da je 70 % analiziranih naročil vsebovalo nekakšno napako pri identifikaciji s črtnimi kodami, medtem ko je ta številka pri naročilih, obdelanih z oznakami RFID, znašala le 0,01 %.

Štetje zalog: kako pomembno je, da to počnete dobro

Cilj ustreznega nadzora zalog je povečanje dobička ob zmanjševanju stroškov skladiščenja. Hkrati pa želite zagotoviti, da to ne vpliva na raven storitev vašega obrata in da izboljšate zadovoljstvo strank.

Tehnologija, kot so sistemi upravljanja skladišč in RFID, prispeva k temu, da je celoten postopek bolj natančen. Vendar pa je treba še veliko narediti, saj se veliko podjetij še vedno zanaša na bolj ročne metode popisovanja zalog v skladišču.